Anlage zu Nr. 21.1
Aufbewahrung der Haushalts-, Rechnungs- und KassenunterIagen
Bezug: Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung des amtlichen Schriftgutes vom 6. März 1986
Inhaltsverzeichnis
1 Aufbewahrung
1.1 Akten, Nachweisungen, Listen und andere Unterlagen über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans (Haushaltsunterlagen) sowie Stammkarten über Bezüge, Vergütungen oder Löhne sind von der Stelle aufzubewahren, bei der die Unterlagen aufgestellt worden oder angefallen sind. Rechnungslegungsbücher, Rechnungsbelege und ähnliche Unterlagen (Redmungsunterlagen) sowie Kassenbücher und Kassenbelege (Kassenunterlagen) werden von der rechnungslegenden Kasse aufbewahrt. Der zuständige Minister kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof eine andere Zuständigkeitsregelung treffen.
1.2 Die Aufbewahrungsstellen haben die für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung erforderlichen Einrichtungen zu schaffen. Bis zur Aussonderung sind die Unterlagen nach Haushaltsjahren und Kapiteln (ggf. nach Büchungsstellen) übersichtlich geordnet in Ablageordnern oder Belegmappen unter Verschluß aufzubewahren. Ordner und Mappen wer- den mit einer Aufschrift über den Inhalt versehen, Ober Rechnungsunterlagen ist ein Verzeichnis zu führen, das folgende Angaben enthalten soll:
1.2.1 Haushaltsjahr, 1.2.2 Bezeichnung der Unterlagen, 1.2.3 Zahl der Bücher, 1.2.4 Zahl der Belegmappen, 1.2.5 Vermerke (z.B. über Aussonderung, Vernichtung),
1.3 Die Dauer der Aufbewahrung nach Nummer 4 rechnet jeweils vom Ende des Haushaltsjahres an, für das die Unterlagen bestimmt sind. Wird für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr Rechnung gelegt, i s t das letzte noch berührte Haushaltsjahr maßgebend.
1.4 Vor der Entlastung nach § 114 darf das Aufbewahrungsgut nicht ausgesondert werden.
1.5 Wenn nicht eine kürzere Aufbewahrungsdauer zugelassen ist (Nr. 4), sind die Belege mit allen Bestandteilen solange aufzubewahren wie die Bücher, zu denen sie gehören. Daueranordnungen werden behandelt wie Belege für das Haushaltsjahr, in dem sie letztmals Buchungen begründen.
1.6 Werden Bücher in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführt und sind sie nicht vollständig ausgedruckt worden, so durfen die gespeicherten Daten erst nach Ablauf der für die jeweiligen Bücher geltenden Aufbewah- rungszeiten gelöscht werden. Werden Bücher oder Belege vollständig und dauerhaft auf Bildträger übernommen, so sind die Bildträger an Stelle der Bücher oder Belege aufzubewahren.
2 Aussonderung
2.1 In jedem Jahr ist zu prüfen, für welche Unterlagen die Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist, ob die Unterlagen auszusondern oder aus gegebenem Anlaß weiterhin aufzubewahren sind. Die beabsichtigte Aussonderung von Aufbewahrungsgut ist dem zuständigen Landes(haupt)archiv unter näherer Bezeichnung der Unterlagen anzuzeigen. Die vom Archiv als archivwürdig bezeichneten Unterlagen werden zur Abgabe an das Archiv, die übrigen Unterlagen zur Vernichtung ausgesondert.
2.2 Wichtige Schriftstücke dürfen nach Benehmen mit dem Archiv an Berechtigte zurückgegeben werden.
3 Vernichtung
3.1 Ausgesonderte Unterlagen, die zur weiteren Aufbewahrung oder zur Abgabe an das Archiv oder an andere Berechtigte (Nr. 2.2) nicht in Betracht kommen, werden vernichtet. Wenn die Behörde die Unterlagen nicht selbst vernichtet, so sind sie an zuverlässige Unternehmen zum Einstampfen oder Zerreißen zu veräußern. Das Unternehmen ist zu verpflichten, die Unterlagen im Inland ein- zustampfen oder zu zerreißen, niemand Einsicht zu gestatten und die Vernichtung innerhalb einer bestimmten Frist zu bestätigen. Für den Fall des Zuwiderhandelns soll eine Vertragsstrafe vereinbart werden.
3.2 Die Vernichtung von Rechnungsunterlagen wird in dem Verzeichnis nach Nummer 1.2 vermerkt.
4 Dauer der Aufbewahrung
[nicht abgedruckt]
5 Schlußvorschriften
5.1 Auf Verlangen des Rechnungshofs oder der Ver- waltungsbehörde sind Rechnungen oder Rech- nungsbestandteile über die in Nummer 4 vorgesehene Zeit hinaus aufzubewahren. Der zuständige Minister kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof für einzelne Verwaltungsbereiche oder bestimmte Arten von Zahlungen kürzere Aufbewahrungszeiten zulassen.
5.2 Aufbewahrungsgut über Vermögensrechte oder Interessen eines anderen Staates oder seiner Staatsangehörigen — auch im Zusammenhang mit Kriegsfolgen — darf nur mit Zustimmung des zuständigen Ministers vernichtet werden.
